Het leveren van hardware en het verlenen van veldservice vraagt een hele andere manier van organiseren dan het leveren van complete systemen die bestaan uit hardware, software en engineering van die delen. Mijn klant constateerde dat samen met de groei van de orderportefeuille, steeds minder overzicht was over de lopende projecten. Zowel financieel als op het operationele vlak. Projectgroepen samenstellen en engineers reserveren voor specifieke opdrachten lukt niet meer en het plannen veranderde in ad hoc acties.

Nu ben ik ervan overtuigd dat het invoeren van een projectmanagementmodel niet zaligmakend is en vooral niet alle problemen oplost. Elke organisatie werkt anders en past dus nooit in de standaard modellen. Je laten inspireren door methoden en standaarden levert een meer werkbare oplossing. Kijk met een schuin oog naar een bestaande methode en gebruik onderdelen die nu werken voor de organisatie. Wanneer mensen en organisatie wennen kan het gebruik van de methode langzaam worden uitgebreid.

Als eerste stap heb ik mijn klant geholpen met zijn 2 primaire vragen: “Inzicht krijgen in de financiële positie van het project” en “Homogeen plannen van engineering personeel zonder pieken in belasting”. Bij voorkeur, gebruik makend van een Enterprise Project & Portfolio Management software pakket, in de verwachting hiermee geen grote administratieve last te creëren.

Bij het inrichten van dit systeem komen veel vragen over procesvoering en organisatie naar voren. Het proces van zoeken naar de antwoorden leverde steeds meer nieuwe vragen en meer inzichten op bij mijn klant. Het geeft een echte kroon op je werk als consultant, als je de klant kunt ondersteunen met kennis en alleen de weg naar het doel hoeft te schetsen. Door samen op weg te gaan ontdekt de klant zelf wat nodig is om zijn basis probleem aan te pakken, wordt enthousiast en blijkt zelf meer kracht en vaardigheden te hebben dan zelf ingeschat.

Na een periode van gewenning zullen we samen een volgende stap maken in uitzoeken welk onderdeel uit een projectmanagementmodel het beste past bij een betere projectorganisatie.